ToneCheck: aplicación para moniitorear el tono de tus correos electrónicos

En la comunicación personal, los temas de conversación se nutren de varios elementos tales como: el tono de voz, las expresiones faciales y otros tantos gestos no-verbales. De modo que estos elementos son determinantes para establecer el “mood” de la conversación.  Sin embargo, estos factores indispensables en la comunicación personal, están ausentes en la comunicación digital.

Según un artículo publicado en la revista the99percent.com, existe un fenómeno en la comunicación digital que hace que tengamos una predisposición negativa hacia los correos electrónicos. O sea que, si el contenido de un mensaje es neutral, asumimos por “default” que el tono es negativo. El autor de este artículo hace referencia a las teorías de Daniel Goleman, procursor del campo de la inteligencia emocional y autor del libro Inteligencia social: la nueva ciencia para mejorar las relaciones humanas cuando dice que:

Technology creates a vacuum that we humans fill with negative emotions by default; and digital emotions can escalate quickly.  The barrage of email can certainly fan the flames. In an effort to be productive and succinct, our communication may be perceived as clipped, sarcastic, or rude.

Para combatir este fenómeno, ya se han empezado a crear diferentes herramientas para estimular la comunicación digital positiva.  Una de estas herramientas es la aplicación ToneCheck, diseñada específicamente para revisar y detectar contenidos de carga negativa en los correos electrónicos. Este plug-in identifica palabras o frases que puedan transmitir un mensaje/tono equivocado y te ayuda a reescribirlas de forma positiva en vez de neutral-negativa.

*Para descargar ToneCheck, presiona aquí.

** Video promocional: ToneCheck

Más aun, existen otras alternativas que puedes poner en práctica al momento de revisar tus mensajes antes de enviarlos, y de esta forma asegurar una comunicación digital positiva.  En su artículo Email Etiquette II: Why Emoticons (And Emotional Cues) Work, el autor Scott McDowell sugiere lo siguiente:

1. Combate la predisposición negativa: Considera cómo va a ser interpretada/percibida tu comunicación. Acaso podrías explicarte mejor? El lenguaje que utilizas es positivo en lugar de neutral?
2. Presta atención a la gramática: Re-lee tus mensajes SIEMPRE antes de enviarlos y asegúrate de que estás utilizando las palabras correctas para expresarte con claridad.  De esta forma evitarás decir luego: “Eso no fue lo que quise decir!”
3. Considera los emoticons: Hasta que los teclados puedan leer las emociones que queremos transmitir en los mensajes, los emoticons son la forma más sencilla de clarificar el contenido emocional de la comunicación digital.
4. Utiliza frases que sugieran opciones/alternativas: Los correos electrónicos no son la mejor manera de presentar críticas. Sin embargo, puedes sustituir las declaraciones por preguntas y de esta forma le das poder al receptor del mensaje, en lugar de arrojar sobre éste una carga negativa.
5. Inicia la comunicación con el pie derecho: Antes de hacer una crítica o dar una orden, expresa agradecimiento o entusiasmo respecto al asunto que está en discusión. Entonces, el receptor estará listo para el “feedback” pertinente.
6. Reconsidera otras opciones antes de enviar un correo electrónico: Pregúntate a tí mismo si el correo electrónico es la mejor forma de llevar el mensaje. O si, por el contrario, sería más productivo utilizar otros medios tales como la mensajería instantánea.